南京XX有限公司（以下简称“XX公司”）在近年来的管理实践中，尝试全面预算的创新管理制度，以全面预算保障业务战略的落实，通过合理分配资源，加强公司整体的计划、协调、沟通，收到了一定成效。
XX公司预算管理的运行过程实际上就是不断思考和改进管理的过程，特别是通过近两年的管理创新，预算的作用得到了较好的体现。XX在全面预算管理方面的主要创新有：
一、成立专门的成本部，专门负责预算管理工作
公司为了做好全面预算管理工作，在2010年就专门成立了成本部，由这个部门主导全公司的预算工作。当时成立成本部的初衷主要有两个，一个是通过这个部门加强对公司成本的管理，承担全公司降低成本（包括采购成本、生产成本及运营成本等）的指标；二是通过预算，加强对成本和费用支出的管理。成本部预算管理方式是“先自上而下，再自下而上”，即先由公司管理委员会确定全公司每年/月的资金预算总额，再由成本部下发到各部门分解指标，然后各部门根据自身实际情况在分解的指标范围内上报本部门的每年/月预算到成本部，成本部再与各部门沟通确认，审核各部门上报的预算合理性和必要性之后，最后由成本部汇总全公司的每年/月的预算总额，汇报给公司管理委员会。公司管理委员会确认之后，由财务部保障预算资金。成本部成立以来，通过主导预算的编制、审核及决算，有力地控制了公司成本费用开支，协助公司顺利实现了利润战略目标。
二、强调全员参与，尤其是业务部门要真正参与到预算管理活动中
虽然预算工作在XX公司由成本部主导，但是预算管理不只是成本部的工作，而是强调全公司参与，尤其是业务部门要实际参与到预算活动中。现在，XX在预算目标的确定过程中，预算会细化到每一个业务部门并与绩效考核挂钩，业务部门、成本部、财务部和总经理四方根据当年/月预计生产（经营）规模，参照上年度/月度实际情况，经过上下几轮的讨论交流，才会确定出当年/月相对合理的成本费用支出预算金额，业务部门也认同公司根据这些预算结果对部门业绩所作的评价，体现出了预算从编制到考核的认真和严谨。平时，成本部和财务部也帮助相应部门负责人想办法，既要实现增收节支的目的，又要让业务部门通过努力能够达到目标。每个月度，成本部和财务部都会对预算执行情况进行专题分析，交流预算目标的确定是否合理、发生偏差的原因、需要注意的事项等。对于这样的预算说明会及预算分析报告，业务部门表现出极大的关注，因为涉及到切身利益，无论是预算制定还是预算执行以及预算分析说明会，业务自始自终都参与其中。不仅如此，业务人员通过预算实践工作，进一步梳理了业务核算的过程，对业务过程中的各项成本也有了更明确的概念，通过预算掌握了业务过程中所必不可少的成本管理知识。
三、编制详尽的预算管理制度体系，使预算管理工作更细化、更便利
很多公司在预算工作中遇到的最大困难，就是对预算编制方法和预算管理制度的理解不清晰，公司上层不能有效传达预算管理思路和方法，导致全公司无法形成统一的步调，最终不但预算管理效果很差，而且还对正常业务开展造成很大的困扰。XX公司认真总结经验，这几年摸索出了一套适用于天溯自身实际情况的预算管理制度体系，并持续在全公司加大宣传力度，使全公司每位员工尤其是部门管理者对预算的目的、方法、考核等内容都能有清晰的理解，使公司预算管理事半功倍。具体来说，XX的预算管理制度体系主要包括：
1、《预算管理办法》。这个文件在总体上描述了预算管理制度的原则和方法，包括：预算目的、编制方法和时间要求、预算调整方法和程序、跟踪管理方法、监督考核的手段和方法等内容。这里要特别强调一下预算编制的时间要求和预算调整方法，前者明确了各部门预算提交的时间界限，是保证公司预算管理顺利进行的重要制度保障；后者是为保证公司业务顺利进行而设置的一项弹性制度，业务部门可以根据实际情况申请调整预算，但是申请原因必须是当时编制预算时未能预见到的合理原因，而且预算调整必须经过严格的审批程序，否则就要影响部门考核结果。因此，XX的预算管理制度可以说是既有刚性，又有一定的弹性：既能保障预算制度的严肃性和严谨性，又以支持业务发展为目的，不因预算的刚性影响到实际业务的灵活开展。
2、《预算编制导则》。这个文件主要是帮助各部门在编制年度/月度预算时，更清晰地了解哪些种类费用应该遵循哪种预算编制方法。因为XX的预算是细化到各个业务部门的，而每个部门的费用支出类型又不一样，实际工作中的情况也千差万别，这就给各部门预算编制工作带来很大的困扰。XX成本部和财务部在了解全公司各部门具体情况的基础上，详细制订了一张“部门预算模板”，里面列明了一个部门可能会遇到的各项费用名称，并且在《预算编制导则》中规定了这些费用科目应该遵循的预算编制方法。《导则》中对费用的规定非常详细，十分便于各部门使用。比如对于“办公用品采购费用”，就详细规定：属于设备类的（如打印机、复印机等），原则上由申请采购部门承担预算和报销；属于设备的配件耗材类的（如硒鼓、墨盒等），由行政部做预算和报销；属于办公用品类的（如文具、打印纸等），由各部门每月申报需求给行政部，再由行政部统一做预和报销。外地办事处可以自行采购，自行做预算（并到销售部门预算中）和报销。
3、《预算问题释疑》。这个文件用一问一答的形式，收集整理了各部门在实际预算活动中遇到的各种典型问题，并作了详细、规范的解答，便于各部门在碰到这些问题时参考使用。通过这种释疑形式，基本上涵盖了各部门在预算中遇到的各类问题，各部门使用起来非常方便，获得了全公司的好评。同时，《预算释疑》一般每半年会再更新一次，将新遇到的问题补充文件中，不断充实文件内容。
4、《部门预算管理台账（样表）》。这是为指导每个部门主管进行有效的预算管理，为各个部门编写的一个台账样式。每个部门主管只要按照部门台账样表的形式每月月底填写，即可方便地实现对本部门费用支出的月度跟踪和分析。成本部还要求每个部门主管月底要提交台账给成本部审核，否则该部门该月的预算考核为不合格，以此来督促每个部门主管切实做好预算。此外，预算管理制度体系中还有《预算调整申请表》、《预算分析报告（公司级、部门级）》、《预算考核办法》、《预算考核计算表》等文件，从各个角度充实预算管理工作，贯穿预算工作的全过程。
四、通过预算工作改进业务流程，节约大量运营成本
XX公司的预算管理不仅表现在监督和管控方面，更重要的是体现在通过预算了解和改进业务流程。在2011年，我们发现办公用品各部门每月的采购金额居高不下，每个月报上来的办公用品金额都只涨不减。通过分析预算及沟通后，我们发现各部门每月在采购办公用品时，一方面由于是各部门零星自行采购，议价能力弱导致单价高，另一方面各部门由于零星分次采购，每次金额都不大，部门主管也不太关注这方面的节约，因此导致金额不断增大。于是，我们在2011年年中时改变了办公用品采购方式，由每个部门自行采购改为由行政部集中统一采购，每月月初由行政部收集汇总各部门办公用品采购需求，形成一张全公司总的采购需求表，再由行政部统一采购，采购回来后由各部门根据原提交的需求表领取办公用品。每月行政部还会会同成本部一起分析办公用品的采购情况，形成分析报告，并对各个部门人均办公用品耗费额进行全公司排名，在全公司发布分析报告和排名。通过上述改进流程的措施，XX公司2011年下半年办公用品耗费金额比去年同期下降了30%以上，并且加强了全体员工节约办公用品的成本意识。类似的通过预算管理发现和改进流程问题的例子还有很多，XX公司在近两年的预算管理活动中，不仅提高了管理水平，而且切实降低了公司运营成本，获得了良好的效益。
经过两年多的实践，XX公司的预算管理在配置资源、支持领导决策、实现企业战略目标等方面的作用成效斐然。企业资产经营业绩大幅提升，经济效益和盈利水平快速增长，资产质量和运营效率持续提高。2009-2011年，XX公司利润年均增长20%以上，净资产收益率年均增长30%以上，年人均劳动产出达80万元以上。开展预算工作以来，每年/月的预算达成率均在95%以上，有效地控制了资金的无序支出，并使财务部门组织资金更加从容，保障了公司的现金流安全。同时，通过在全公司开展全面预算管理，增强了公司员工的成本控制意识，极大程度上避免了资源大量浪费，也提高了各部门主管的成本管理水平，增强了各部门之间的流程运行的效率和效益。
目前，XX公司总结出来的这套符合企业自身特点的预算管理体系，已经在公司顺利实施并深入人心，得到了从高层领导到基层员工的一致认可。XX公司将进一步加强预算管理创新，使全面预算管理体系更加切合企业实际发展的需要，实现预算的管理价值，更好地发挥预算“看不见的管理”的效用。
