又是一个预算季
按照惯例,每年的8月份开始,很多从事物流相关业务的外资企业或合资企业都会迎来新的一个预算季。作为物流相关业务的港口码头企业,这个时期也正是开始整理数据和收集信息并组织预算的准备期。
赶在新一预算季的开始,愿意跟大家分享一些个人对预算的理解和体会。
全面预算管理作为企业战略实施、管理控制、资源配置、决策支持的重要工具,从外资企业引进概念,并已经成为国内企业的共识,部分企业也确实从全面预算管理中受益匪浅。然而,企业在实施全面预算管理的过程中 ,预算体系粗放、预算为企业决策提供的信息量不够完整,已经成为大多数企业预算管理的“硬伤”,个人认为,增加预算管理的角度,使预算体系从传统二维体系转变为多维体系,是企业细化全面预算体系的关键。
维度是一个技术术语,它是对信息进行描述和修饰的角度。具体到预算上,可以将维度定义为对某一个具体预算进行描述的角度。例如,对销售收入预算而言,传统的预算体系一般都是从二维角度编制预算,横向为时间维度,纵向为产品维度,如:
时间 (2011年度) |
全年合计 (万元) |
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第一季度 | 第二季度 | 第三季度 | 第四季度 | ||
装卸收入 | |||||
堆存收入 | |||||
其他 |
而实际上对于一个重要的业务预算——销售收入预算而言,要想通过预算体现销售部门对未来一年的销售实现的过程或者思路,显然仅有一个产品和时间角度是远远不够的,从客户、行业、区域、渠道、销售员等角度进行进一步的细化,收入预算将从一个二维表格变成一个多维体系,这些角度对于管理非常有价值,这种变化可以充分体现传统预算到全面预算的一个演变举例。
下图给大家举个多维度销售收入预算的简单模型:
2011年1月(逐月分析,仅用一月份举例) |
一月合计 (万元) |
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船公司1 | 船公司2 | 船公司3 | 船公司N | ||
货量 (*** TEUs) | |||||
装卸收入 | |||||
堆存收入 | |||||
其他 | |||||
…… |
企业预算之所以要强调多维度,是由企业预算管理的要求和特点决定的:
1. 事前编制和沟通预算的需要
全面预算的本质是按照公司的战略规划、业务计划对公司未来一年的人、财、物资源的优化配置,通过这种优化配置实现公司的长期战略 ,即企业的全员在经营的全过程中的参与和应用。全面预算管理要达到实现公司资源的优化配置目标,公司的预算决策部门(预算委员会或者管理层)就必须要掌握完备的预算信息。
如果采用传统的二维预算,将大大限制业务部门编制预算的思路,也使预算决策部门在预算审批业务预算的可行性方面,缺乏细致的信息支撑。
仍然以销售收入预算为例,如果一个企业50%以上的销售收入是由不到20%的大客户贡献的,那么在公司的销售预算中,如果不按照客户编制销售预算,销售部门的预算中就无法从客户角度反映未来 一年公司的收入结构,销售预算中更看不到销售部门是如何规划和维护客户关系的;同理,从渠道角度反映公司销售收入实现的渠道,从区域角度反映公司销售收入实现的地区分布,从行业角度反映公司产品分布的行业结构,从销售员角度反映公司销售收入实现的责任划分等等。增加这些管理维度对于公司管理层了解销售部门未来 一年的销售规划、实现途径、相应的政策措施是否合理可行是非常重要的。如果没有这些详细信息的支持,管理层将无法详细了解销售部门收入实现的可行性,公司的销售资源如何在客户、行业、区域进行分配,也将缺乏依据。
因此,企业根据自身业务特点,通过适当增加管理维度来细化企业的预算体系将是非常重要的。如从供应商维度、采购渠道、材料和时间等维度编制采购预算;从部门、费用明细(差旅费、办公费、会议费……)、管理活动/项目(咨询项目、ERP 项目、技改项目、投资项目、日常活动……)等角度编制费用预算等等。
2. 事中控制预算的需要
预算编制的目的是为了更好地对预算进行控制,在传统二维预算下,相对粗放的预算编制决定了预算控制的粗放。例如,传统的费用预算一般是按照部门(办公室、人力资源部、信息部、财务部……)和费用明细(差旅费、会议费、通讯费、办公费……)两个维度进行预算的编制和控制。但实际上,企业要想将费用控制好,仅有部门和费用明细这两个维度是不够的。比如,一个企业每年要定期参加一个展览会,公司相关部门市场部、销售部、技术部都要参加,都会发生相应的差旅费,我们通过预算只能看到每个部门的差旅费预算总额,但是这个部门参加每年的定期展览会应该花多少费用,无法进行细化。我们也无法知道公司每年要定期参加的这个展览会一共需要花多少钱,所以也没有控制的标准。要想更好的控制这块费用,就必须增加一个项目或活动维度,在编制和控制费用预算时,我们需要按照活动或事项来控制该费用发生。
3. 事后分析预算的需要
同预算事中控制一样,预算的事后分析能否细化也是由预算编制的维度数量决定的。在进行预算分析时,管理层或者业务部门需要从不同角度了解预算实现的情况,从而有针对性的采取相关措施进行应对。
那么企业如何设计和实现多维度的预算管理(或称全面预算管理)?我们期待跟大家的共同探讨。