预算方法是指企业在编制预算报表时以及对预算报表实施控制和分析时所使用的方法,包括固定预算法、弹性预算法、增量预算法、零基预算法、滚动预算法、作业成本预算法等。只有了解了预算方法,才可以更好地编制预算、控制预算和分析预算。
一、固定预算法
假设张三每个月的工资都是20000元,每个月的房租、水电、网络费是1500元,每个月车费、电话费为1000元,每个月吃喝以及购买生活必需品的支出为2000元,张三每月盈余为15500元。张三工作一年之后,银行存款可以达到多少呢?等于186000元。
这种预算方法叫做固定预算法,即各项都相对稳定,这种预算方法在企业可以适用的范围还是很广的。
如,厂房、机器的折旧或租金,常规办公人员的工资等,这些在短时间内不会因为企业效益的好坏而增加或减少。还有一些硬性指标,如公司规定经理以上级别每人每月可报销汽车加油费2000元。
上面的例子讲述的都是成本费用,如果是收入呢?是否也可以适用固定预算法呢?是的,比如某个产品受到国家计划调控,销售数量和销售单价都很稳定,就可以适用固定预算法。
但是,固定预算法并不是在任何情况下都适用。
如,张三的工资降低到19000元,为了保证年末盈余186000元的目标,张三仍然每月花费4500元是合理的吗?显然不能。
又如,假设本月的预算规定,车间可以领用A材料1吨,而实际只领用了0.9吨,车间节约了材料会因此受到奖励吗?未必。因为预算规定领用1吨A材料必须生产B产品0.8吨,而车间领用了0.9吨A材料却只生产了B产品0.4吨,是浪费。
二、弹性预算法
假设公司要组织旅游,有10个人,每个人的吃喝住等要花费500元,然后雇用1个导游需要支付2000元,那么,公司要准备多少钱呢?非常简单。总支出=10×500+2000=7000元,这就是运用弹性预算法计算后的结果。
弹性预算法是固定预算法的升华版,弥补了固定预算法的缺陷,是动态的预算法,条件变化了,预算结果会跟随变化,任何企业都会使用到。
如,生产1个产品假设需领用1个单位的材料,那么,生产10个产品就要领用10个材料,生产1个产品需要1台机器1个厂房,而生产10个产品也只需要1台机器1个厂房。这里,材料的数量是变动的,而厂房和机器的数量是固定的。所以,成本预算正是因为区分了变动成本与固定成本,才会更加精确。
弹性预算法的公式是y=a+b×x。其中a是一个参数,b是一个系数,x是一个变量。
延用前面讲述的旅游的例子,则a是2000元,b是500元,x为10个人。如果有20个人去旅游要花费多少呢?y=2000+500×20=12000元。
当然,弹性预算法对于x这个变量是有一定要求的,当x在一定的区间范围内,a和b都不会变化,超出这个范围的,两者都有可能变化,又要重新修正参数与系数。
延用旅游这个案例,假设现在是200个人一起去旅游,共用1个导游肯定不行,因为人太多,绝大部分人都听不到导游的讲解,效果会降低,另外,1个导游也管理不好200个旅游者,非常担心人员走失或发生意外事故,旅游公司综合考虑后,派出5个导游合计收费8000元。这样,公式中的a现在变为8000元。因为旅游者多,有谈判优势,要求旅游公司把每个人的吃喝住等花费降为400元,这样,公式中的b变为400,计算结果=8000+400×200=88000元,如果还是照用前面的参数系数计算结果=2000+500×200=102000元。两个结果哪个更合理?肯定是88000元的更合理。
三、增量预算法
增量预算法是对弹性预算法的延续,但又与之不同。
假设张三每月收入10000元,每月支出2000元,预计明年张三的收入将提高到20000元一个月,张三的支出会是多少呢?年底结余又会是多少呢?按照增量预算法的计算是:因为收入提高了1倍,结余就要增长一倍,即每月结余16000元,同时支出也增长1倍,即每月4000元。
优点:简单、快捷。
缺点:成本费用根据收入的变化而成比例变化,不利于降低成本费用,因为很多成本费用并不会因为收入变化而变化,或者不会因为收入变化而成比例变化,导致有些需要重大变化的支出却被平均化了,不利于将优势资源集中,这种平均主义的行为,不利于企业的发展。如果过去的成本费用是不合理的,理论上应该削减,但增量预算法仍然会按比例来提高成本费用指标。所以,使用该方法的企业必须保证成本费用于收入之间有绝对的正比例关系,并且过去的成本费用都是合理的。
四、零基预算法
零基预算法(ZBB)由美国人皮特创立,后流行于全世界,是目前费用预算中最好的编制方法之一,是对传统增量预算法的挑战。零基预算法要求企业在编制预算过程中不受过去成本费用水平的影响,而是假设企业刚成立,收入支出都为零,一切从零开始编制预算。零基预算法要求企业对每项费用都仔细分析,研究其必要性与性价比。这样,经筛选和排除之后,每项成本费用都是合理的、必要的。
零基预算法要求各部门各工作中心按照计划逐项自行申报成本费用并注明原因,还须将各项费用排成优先等级次序,以方便资金困难时优先支付紧急重要的费用。公司预算部门对上报的成本费用项目和金额进行审核,反复沟通后,使得每项成本费用项目与金额、支付时点都是必要的、合理的。
零基预算最大的特点是动机性强,效果是能大量减少浪费。
零基预算最大的不足是工作量大,并且很难做到有规范化可执行的评判标准。当预算部门认为某项费用不够合理或不必要时,而申报部门却认为非常合理而且必要,这样,会加剧责任人与评审人之间的矛盾,零基预算法最后有可能会被拒绝。也正因为如此,零基预算会产生短期效应,零基预算的效应在企业中很难得到充分的发挥。
如,为了分析销售部门申报办公费用的合理性与必要性,需要花费大量的时间,最后将申报数由1000元一个月砍到900元一个月,表面上一年节约了1200元,可预算人员花费了5个工作日去统计数据并与销售部门的每个人反复沟通,作业本身就丧失了性价比。
当然,零基预算法对关键成本费用的审核还是非常有作用的。比如,根据既往年度的惯例,每年的4月份为公司办公人员的调薪月,因为GDP每年平均都能上升8个点以上,所以,企业每年上调10个点,符合增量预算法的作业要求。这样,N年之后,人力成本急速上升,而企业的效益并不一定成比例上升,企业在运用其他方法编制次年的人力成本预算时,明知道人力成本过高,也找不到很好的理由来要求降薪,好不容易等到金融危机了,机会出现了,企业才“名正言顺”地要求降薪裁员。由此可见,其他预算方法在特殊环境下应用的困难度。换个方法,如果企业运用了零基预算法,就不会出现这个问题,不管以往人力成本如何,关键是未来人力成本如何,不管以往人力成本是否合理,关键是未来人力成本是否合理。零基预算法非常适用于众多的民营企业,因为民企的老板很容易冲动,一高兴就承诺给员工加薪,承诺之后感觉加得太多,而且市场价也不需这么多,况且整个公司的薪资水平也不允许个别员工这么高,怎么办?运用零基预算法。
五、滚动预算法
滚动预算法(Rolling Budget)又称“永续预算”,是为了使预算周期始终保持一定期限(如1年)而连续编制的预算。如,假设企业的预算周期为1年,那么,企业预算执行1个月后,就需要根据第一个月的实际执行情况来修正剩余的11个月的数据,并及时补充一个月,这样,可以使预算稳定保持在1年的预算周期。
优点:能避免年度预算因为跨度期长而出现无指导意义和无执行意义的缺陷,能使企业根据实际情况不断地修正未来月份的预算,实用性强。
缺点:工作量大,成本高,每月滚动预算如何与年度预算目标相衔接,如何与年度预算中的分月预算相衔接也是一个非常困难的工作,因为年度预算报表与年度分月预算报表都是刚性的,是花费了大量的时间和精力来商讨、博弈之后才确定下来的,是不得随便更改的。而每月滚动预算也具有刚性,但是因为要修正原先的预算数据,就会触犯前面两个刚性,而且修正不一定合理,因为时间太短暂,来不及和各个部门、各个工作中心来博弈商讨,所以,修正后的滚动预算在表面上与年度预算目标一致,实际上是非常不合理的,比如说,将未完成的目标尽量往后挪,那么,当期能够完成,到了最后却不能完成。滚动预算与年度预算具体如何完美的衔接,请看第三章的滚动预算章节以及第四章的全过程案例篇。