我们以“电费”为例来说明这个问题。公司中的每一个部门都必须用电，在实践中，可以由生产部门或行政管理部门接收电费单据并做好有关的费用记录，再交给财务部门去执行付款。但是这笔费用到底应该如何分配到企业中各个用电部门的预算中去呢？这确实是一个难题。对此，不同的企业会给出不同的答案。在小型企业几乎不会存在任何问题——首先全体员工被告知应该注意节约使用能源，公司定期收到一张电费账单，管理人员将它与预算数据进行比较并记录电费的差异，然后交由财务部门付款即可。但是对于那些大型企业来说，情况就复杂得多。在某种程度上，每一个部门或科室都可以是一个独立的用电部门。在这种情况下，一般的办法是，采用估计的办法对每一个部门使用的电量进行分配。这种方法也适用于对其他类似的费用进行分配（比如，租金费用、物业管理费、煤气费等）。这种估算法使管理者能够更加准确地了解每一个部门和科室的费用情况，应该说这是一个非常明智的做法，否则将会出现“行政管理费”的实际数值和预测数值差别巨大的现象。由于对预算数据进行监督的交叉度和检查要求更高了，因此，必须更加仔细地对预算的执行过程进行监督。经理人员还应该特别关注那些仅起支持性作用的部门和科室中的费用情况，这些部门可能并不严格按照财务管理规范处理某些费用，但是实际上它们也是一级预算管理单位。
