信息化可以给我们带来效益，直观表现一般主要在两个方面：成本的降低、效率的提高。但要做到这一点，信息化系统本身，以及信息化的实操流程都需要进行精益再设计，否则反而会成本上升，效率下降。
以某集团分支机构促销费用网上财务报销流程为例。
网上财务报销，并非仅仅简单的把报销填单从纸面手写变成网上输入，里面涉及报销流程再造、授权审批设计、操作细节考量等各方面。
分支机构促销费用网上报销之前，流程要经过【业务员填单】→【办事处文员复核】→【办事处主任审核】→【办事处文员整理邮寄】→【分公司财务审核】→【分公司经理审核】→【分公司财务整理邮寄】→【区域营销总监审批】→【总公司审批付款】共9个环节，平均用时76天。审批效率如此之低，不仅是因为流程长，更是因为审批人经常出差，如办事处主任与分公司经理，压单已是常态。
网上报销系统上线时，对审批流程进行了优化，最大的变化就是将串行的审批过程，变成业务审核与财务审核分开并行，而且给予了分公司经理一定授权，80%的单据分公司即可审批完毕，这样的话就精减为6个环节，其中业务审核4个环节【经销商填单】→【办事处文员复核】→【办事处主任审核】→【分公司经理审核】，财务审核2个环节：【办事处文员复核】→【分公司财务审核】。通过流程的优化，再辅以信息化系统，审批效率大为提升，从平均用时76天缩短为36天，提升40%！
但是，上述流程方面的优化，只是精益设计的一部分，还应注意各方面的细节，才能取得效率与成本双丰收的效果。
仍以某集团分支机构促销费用网上财务报销流程为例。
某集团的网上报销系统上线后，由于前期对合并打印这个细节没考虑到，结果经常出现一份报销单要用一包打印纸的情况，让人难以接受。这是因为该集团对数据的颗粒度要求很细，每笔促销费用的报销都要细分到品类、品牌、城市、卖场、费用项目、档期等，因此一份促销费用报销常常会在系统中细拆成多条记录，甚至有的会有上百条。由于之前没考虑到合并打印这一点，结果每条记录打印一页纸，把机器打得惨不忍睹，打印纸和油墨飞速消耗，经销商的脸色很不好看。
从成本来看，打印一张A5报销单，要用纸张和油墨，直接成本差不多要0.2元/张，还没包括机器的折旧费。而且，相关人在报销单上签几十个字也颇费时间，也颇为烦躁，这个时间成本花得非常不划算。
还有就是，报销单应该用多大纸打印？纸面填单时，由于是定式预制单据，内容较多，手写体也更占地方，因此都为A4大小。走网上报销时，只打印有数据的关键信息，最后压缩成A5大小。仅此一项，即节约一半的纸张费用，又绿色环保又经济实惠。
在附件要求方面，原则是能电子化的则电子化。意思是尽量用数码相机、扫描仪等工具将有关附件转换为电子附件，考虑到文件大小对上传下载的速度影响，对图片的分辨率也有明确规定。例如，对于相片，都采用电子附件方式，对于一些重要附件，如合同，也须采用电子方式上传。一些汇总性质的自制原始凭证，则直接以电子附件的方式上传。同时，实物报销单必须将所有原始凭证原件附上。
报销单的邮寄也需要琢磨。以前是每周寄一次总部，现在则除了需要总公司审批的单据仍需要保持一周寄一次的频率外。其他在分公司审批权限之内的单据，先暂存分公司，每半年再统一寄到总部归档。这个时候都是利用回去开会的时机带回总公司，连邮寄费都省了。
相对一个信息化系统的开发，上述诸如合并打印、打印纸的大小、单据邮寄等都是很琐细的事情，但很多时候就是因为这些细节，影响着用户的体验质量，最终影响着信息化系统的成功应用，这也是为什么强调流程的精益设计的原因。
