以下为10大理由，说明为什么各公司应该使用EPexpense来改善费用管理流程。
提高成本效益
担心因为改变流程而带来更多的成本吗？仍为新软件需要一次性的高成本或新系统的实施成本而担心吗？还是担心现在已经忙不过来的人力资源来管理这个新流程需要更多的成本吗？这些可能都是让您不想改用新流程的原因，而且有这些怀疑是非常正常的。
但是利用线上费用报销系统时，这些系统的收费方式是根据使用量来计算，而不需要一次性的高额投资。这就使得新系统的实施可以快速进行。另外，只要使用简单的线上向导，再配合系统提供商的电话支援，您就可以大大缩短新系统的实施时间，绝不会对您的IT或营运团队带来任何巨大的负担。
另外这些系统可以将您的报销工具与信用卡连接起来，还自动地将信用卡上的信息导入到您的费用报告中。这就能在系统中整合您大部分的信息，帮您减少处理费用报销流程的成本。估计可为每宗费用报销节省高达78%1的成本。这样，您还可以在同一个地方获得所有的信息，轻松地生成报告—让您可以仔细查看您的资金都花在那里，让您可以与常用的供应商洽谈折扣。
确保遵守内部规章和外部监管的合规性
许多公司都非常注重合规性—主要是因为不合规可能会让公司承担被罚款的风险或直接对公司的盈利和声誉产生不良的影响。要随时注意新的监管法规，并同时管理所有相关法规的转变，这需要花费很大的成本和时间。特别是当您的业务涉及多个国家时，上述的挑战就更为艰巨复杂。
自动化的费用管理系统基本上几乎可以在合规性方面消弭任何的风险。这些系统可以使用于复杂的税务规则，提供内建的审计功能，甚至可以为企业税务和个人所得税务等方面详细记录费用报销项目上的所有数据。只要在系统内实施了各种政策，在处理费用报销时，系统可以为对内部政策的合规性提高37%1。例如，在酒店过夜的最高消费为200美元，若费用报销超过这个最高金额，系统会自动发出警示提醒员工、审核经理、财务部门等。
提高对开支的了解
在没有获得相关数据的情况下，要做出任何明智的业务决策十分困难。只要将差旅及费用信息集中起来，就可以轻易把数据转化成各种费用报告。
只有在获得了这些指标的报告后，企业才能不断地对差旅和费用报销政策进行完善，也才能挖掘在那些花费上可以与供应商商讨折扣、了解在那些支出上可能有诈欺的现象、在那些费用上可能违反了法规。此外，这些系统还能根据交通工具、客户、国家、员工进行分析各种数据，作出对报销总数的趋势预测，进而让公司更好地为未来的支出进行管理。
减少舞弊
各个系统是否有效主要的关键就在数据的准确性。集成的差旅及费用解决方案几乎完全不需要手动输入费用报销数据，因此可减少发生舞弊的风险。
自动化解决方案可以确保公司能贯彻执行差旅和费用政策，使员工没有任何机会报销任何错误或违反公司政策的费用。
而且，使用端到端的解决方案来导入来自差旅供应商和商务信用卡供应商的资料，这就可以将这些相关的资料自动地填入系统中，进而可减少人工输入时常发生错误的可能性。
将差旅整合到报销流程中，许多公司在管理他们的差旅预订时就直接将费用报销的流程一起整合到同一个平台之上。这些公司发现这样做可以使得流程更为简化，效率更高。使用端到端的差旅及费用解决方案后，每次报销就会自动获得这些差旅的信息。当然，预订差旅时仍可继续使用您常用的服务供应商，如航空公司、酒店、租车公司等。而且您会发现使用了网上平台所做的预订会远比您用电话预订的服务便宜，每笔预订最多可节省79%。集成的差旅及费用管理解决方案几乎完全不需要手动输入费用报销数据，从而减少可能发生的人为错误和避免可能发生舞弊的风险。只要将所有的差旅和费用报销信息都储存在一个平台上，就能为您的财务团队或审计人员节省许多时间。他们可以很轻松地将数据与公司的政策和最新的法规进行对比检查即可。
采用EPexpense解决方案保持灵活性和扩展性
EPexpense解决方案的管理都十分简便，风险很低。这类型的解决方案仅需很低的项目实施成本，而且可以通过了解差旅和报销花费的详细情况而作出各种节省方案，藉此就能很快地将上述的成本节省回来。
现在各个公司的营运讲求速度；公司并购、向新的地区或领土扩张，聘用新的员工等速度都十分惊人。过往使用古旧的系统可能没有足够的灵活性可以应付上述的快速变更；另外，这些古旧系统还可能需要公司添购新的使用授权或对基础设施进行进一步的投资，才能应付上述的变化。
反之，EPexpense解决方案具有高度的扩展性，可以立刻支持业务的扩展。
这些解决方案在与其他解决方案连接时，如应付帐款、员工薪资解决方案，也表现出极高的灵活性。许多公司都在使用企业资源计划系统（ERP）来管理他们的业务流程。而如同一般ERP系统都能与其他解决方案提供商整合，自动化的差旅和费用管理解决方案也可以轻松地与ERP整合。
支持业务策略
使用自动化的解决方案来管理差旅和费用报销流程是许多企业的策略性决策。使用云端解决方案的优势就是无需对公司的未来方向进行预测，因为这些解决方案可以轻松地根据需求进行缩减或扩充。新的功能、法规环境的变更、公司业务向其他地区的扩展都可以很快地在解决方案上反映出来。
这些方案可以让企业对相关业务进行更多的了解，使得企业可以更好地预测财务的绩效、更好地管理企业的现金流、与供应商洽谈更好的折扣、开始减少对信用卡逾时还款的次数，从而减少相关的花费。
更有效地管理风险
随时更新并根据特定目的发展业务流程有许多风险；要对这些的风险进行管理和避险有着很大的挑战性。但是当使用云端解决方案时，这些风险就转嫁到服务供应商的身上，而不再是客户的身上。
许多企业必须管理与法规合规性相关的风险。所以这些公司使用的解决方案就必须能提供正确数据、可以让企业将公司的政策整合到方案中、让企业快速地为差旅和费用报销数据生成报告，以便让企业更加了解相关的情况。如此才能避免在违反法规架构情况下营运的风险。
当在管理差旅预订和费用报销时，各企业都会面对着现金流的风险。这些风险就是不知道当前有那些花费、花在了那些人的身上、对企业税务和个人所得税务有着不正确数据等各种风险。只要让员工可以利用单一的平台预订差旅安排和管理他们的费用报销，各企业就可以获得更大的控制，避开上述的风险。
加强企业政策的执行，管理业务行为
在企业的成长过程中，每一名新入职的员工在预订差旅安排和报销时都有个人的期望和习惯。在前一家公司里被视为可接受的行为并不一定能为您的企业所接受—随着团队中人数的增长，企业可能很容易就无法掌控上述的情况。
对许多企业来说，无论是实施手动式或自动化的费用报销流程都有很大的挑战。这个挑战就是将公司现有的文化融入流程之中。而要做到这点就是针对差旅和报销的流程撰写各种政策。但是这些政策只能在整合到解决方案中才会有意义。这些整合让各公司可以自动在公司内部执行这些政策，因此当有违反政策的花费发生时，系统会提出警示，要求进行调查。
另外，由于费用报销可以更快地获得批准并利用自动化的工作流程进行支付，这就使得员工可以更快地收到报销的金额。由此，员工就不会为了要自掏腰包而有所抱怨。
在差旅的旅程中进行报销
移动应用将差旅和费用解决方案延伸到您的智能手机或移动设备上。这就使得员工可以在差旅的路上轻松、快速地创建和提交费用报销申请—包括对收据照相、利用收据相片提交报销申请。过去在办公室里撰写报销申请的情景已成为过去。移动应用可以让经理们在智能手机上审核报销申请。这就使得员工可以有更多的时间从事业务，而不是撰写报销申请，公司也因此可以获得更高的效率。
许多部署了移动应用的企业都降低了40%的费用报销项目处理成本，还在对企业政策合规的方面提高了10%。
结论
无论您是为了降低成本、节省时间、减少违规风险，您都可以利用一套整合的差旅和费用流程解决方案来达成这些目的。
在利用了解决方案的真实数据来与供应商洽谈折扣就可以降低成本。在利用改善后的工作流程和预先自动填入的数据后，就可以为员工、审批人、财务团队节省时间。在确保对费用报销项目有着正确的分类、确保各申请都提交了相应的收据、让系统轻松地为审计人员和相应人员对费用报销项目生成报告后，这就能确保任何可能违反合规的风险都获得了大程度的降低。
