LITE版自主实施全面预算管理案例
——神马电力
一、企业背景
江苏神马电力股份有限公司成立于1996年,始终聚焦于解决电力行业可持续发展问题,通过技术创新推动行业进步。
神马电力引领了全球电站外绝缘、输电线路领域的革命,开创了新材料电力装备全面替代传统产品的新纪元。成为国内最大、全球领先的电力外绝缘及电力密封件制造商,与全球超过90%的输变电设备商达成合作,神马电力立志做全球最具创新精神的新材料电力装备集成服务商。
企业规模日渐庞大,管理幅度日益提高,企业对预算管理的高要求和手工条件下预算编制的繁琐工作量产生了不可调和的矛盾,通过信息化手段实现高效预算管理成为必然。
二、业务挑战
神马电力是典型的离散制造型企业,具备相对完备的全面预算管理体系,包括财务预算、经营预算、收入预算、固定资产采购预算、人力成本预算等。
组织架构也相对复杂,在行政架构之外,还按照产品线进行管理。
图:七大职能部门、四大事业部、十二个产品线
手工条件下的预算编制过程中,报表数量繁多、数据的传递和汇总复杂、审批环节长等问题对带来很多困扰。
例如:固定资产采购预算在编制过程中,各部门需根据资产类别区分归口部门填报预算,并且编制过程均需要三级以上审批。在预算编制后,管理者需要按归口部门汇总、按业务部门汇总、按固定资产类别汇总。
又如:编制销售预算时,销售收入需按十二个产品线以及国内、国外两大区域进行编制,预算报表数量庞大、数据汇总困难。
再如:编制生产投入预算时,需明确产品的期初库存、销量、在制品数量以及需要再生产产品数量等;生产部编制产量预算,既受销售预算影响,又影响采购部对原材料采购预算的编制。
使用Excel管理预算的局限性已经显露无疑:
Ø 缺乏统一的编制平台、编制过程无法协同;
Ø 表格及数据的碎片化分布、数据不能联动;
Ø 编制周期长,重复劳动多、效率低下;
Ø 逻辑关系复杂,准确率低、重复汇总;
Ø 编制数据与执行数据无法整合、预算执行脱节;
Ø 无结构化数据存储、历史数据难以利用、查询分析困难;
两年前,神马电力已经进行了SAP ERP系统的建设,ERP项目实施团队离场后,应用调整和系统维护让信息部门头疼不已。即使支付了不菲的服务费,一个表单字段的改动还是需要苦苦三天的等待。
因此,神马电力选择预算管理软件的关注点为:
Ø 简便快捷。软件要能够最大程度降低企业编制预算的工作量,实现预算编制的规范化与自动化;
Ø 自主掌握。CFO李志勇说:“不光是选择一个软件,更要是选择一个能够自己掌握、自主调整的工具化平台”。
Ø 扩展方便。要能支持神马电力预算管理信息化“总体规划、分布实施”的需要,即:第一步、预算编制信息化,第二步、实现和SAP ERP的有效对接,第三步、实现预算对企业的全方位控制。
经过多轮严格而透明的筛选后,易磐EP全面预算管理软件(LITE版)入选。
三、为何选择LITE版?
易于维护轻松掌握
LITE版继承了易磐科技“易用、灵活、扩展”的产品理念,预算报表模板及流程的设计,均提供可视化配置界面。所有的模板、流程、任务都可通过管理控制台由关键用户集中管理。
实践证明,经过几天的体系化培训,关键用户能够掌握易磐的管理控制台,实现预算体系的自主搭建以及变化和调整。
标准培训,自主配置
易磐为神马电力进行了“一三一”模式的标准课程培训。
Ø 一天的最终用户操作培训,使最终使用者掌握预算编制、预算审批的操作方法,了解软件功能。
Ø 三天的关键用户培训,使关键用户掌握管理控制台的操作。
其中1天,向关键用户讲解管理控制台的整体情况,并培训如何建立基础数据;
其中1天,培训预算报表模板的设计及模板权限的分配;
其中1天,讲师进行典型案例演示,并指导关键用户上机操作;
Ø 一天的关键用户考核,并指导关键用户进行模板梳理和典型报表配置。
在掌握软件配置后,关键用户对原有预算体系进行分析梳理,最终确定只需配置46张报表模板即可满足全部预算编制及查询分析需求。
后续的一周内,关键用户便完成了预算模型的配置工作。
收入成本类 |
绝缘子国内销售预算表、产品标准变动成本表、单一产品线订单收入表、单一产品线产量表、单一产品线生产投入表、单一产品线在制品存货表、产品收入成本查询表、全年订单收入查询表、全年生产投入查询表、全年收入、成本、利润预算查询表…… |
人力及费用类预算
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部门人数预算表、部门人数汇总查询表、部门薪酬预算表、部门薪酬汇总查询表、费用预算填报表、销售费用预算汇总表、各事业部销售费用预算汇总表、各事业部管理费用预算汇总表、各事业部制造费用预算汇总表、各部门费用预算汇总表…… |
资产预算表 |
预算填报表-归口后勤服务部、预算填报表-归口信息管理部、预算填报表-归口体系管理部、预算填报表-归口检测中心、预算填报表-归口本部门、各归口资产预算汇总表、公司资产预算汇总表、部门资产预算汇总表、资产预算折旧表…… |
预算结果 |
预计损益表、预计资产负债表、预计现金流量表、关键指标分析表…… |
快速集成,扩展方便
因为它本身是易磐EP全面预算管理软件的一个子模块,可以扩展使用EP ETL(数据抽取工具)实现和ERP的对接;可以扩展使用EP Control(控制服务)和已有工作流系统对接来实现事前控制;可以扩展使用EP Views(分析组件)实现高智能的多维分析。
高效服务,售后无忧
关键用户使用软件的过程中,难免遇到困惑,易磐的服务平台提供全方位的支持:
Ø 热线电话支持,服务专员通过技术支持热线进行答疑解惑;
Ø 远程支持平台,关键用户通过登录易磐远程技术支持平台寻求解决问题之道;
Ø 现场支持;
四、应用效果
LITE版的应用,使神马电力的全面预算管理体系建设迈出了关键性的一步。统一的编制平台使复杂的预算管理模型得以实现,预算参与者的积极性得以提高,预算管理者不再为繁琐的汇总而头疼,管理者可以将更多精力投入到分析、决策等高价值的工作上去。
降低工作量,提高工作效率
系统上线后,预算参与者及管理者不再需要设置繁琐的Excel公式,不再通过Email传递Excel表格,不再反复的进行数据汇总。第一:年度预算编制周期从三个月缩短为20天,工作量降低至10%。对高层来说,做战略规划的工作时间缩短了90%;第二,对预算管理者而言来说,结果表和分析表可以自动生成,可以减少95%以上的公式计算;
财务部贾经理说:“EP软件让我们摆脱了Excel设计、分发、传递以及数据汇总的繁琐工作,我们再也不需要面对一大堆预算表格而感到无从下手了。并且管理者需要看什么样的汇总表,登录浏览器直接查阅就可以了。”
简单易学,快速实施
三名关键用户在一周内自主完成了预算编制体系的配置并进行测试,十天后,神马电力预算编制平台上线了。
自主掌握,方便调整:
对IT人员来说,统维护也变得简单了,绝大部分维护工作关键用户(预算管理者)就可以完成。
比如,在关键用户进行了初步的模板配置后,管理成对预算体系提出了优化建议,关键用户仅用一天时间完成了调整。
预算主管吴老师说:“这是神马电力第一个由管理人员而不是IT人员掌握的系统,无需厂商,无需复杂的IT语言,这是一个能动态适应变化的系统,我的预算我做主。”
模块化、组件化,轻松扩展
神马电力在2013年进行系统的扩展和升级,LITE版升级为标准版。通过增加易磐ETL数据抽取工具,实现与SAP系统执行数据的对接;通过增加控制服务模块,使预算数据和已有的K2工作流对接,实现预算数据对关键报销、付款的事前控制;最终神马电力将通过易磐EP全面预算管理软件搭建起一体化的全面预算管控平台。
神马电力CIO国大川说:“总体规划、分步实施的实现策略不仅有效降低了投资成本,也大大降低了信息化项目的实施风险。EP软件模块化、组件化的设计思想使软件更灵活、使用更简单、扩展更轻松,并且,各模块均提供可视化配置界面,无需二次开发,即可完成软件扩展”